Handbuch für Primär-Versorgungs-Einheiten

Je nachdem welche Rechtsform (OG, GmbH oder Verein) für die PVE gewählt wird, sind unterschiedliche Rechnungslegungsverpflichtungen zu befolgen. In jedem Fall hat die Buchhaltung den Grundsätzen ordnungsgemäßer Buchführungzu entsprechen.

Die ordnungsgemäße Buchführung stellt systematisch den gesamten Geschäftsverkehr mit

  • Patientinnen/Patienten,
  • Lieferanten,
  • Banken,
  • Ämtern,
  • Personal etc.

nach außen hin dar. Sie erfasst laufend, chronologisch und systematisch den laufenden Geschäftsverkehr und weist am Ende den Erfolg des Geschäftsjahres aus. Die Buchhaltung kann entweder selbst geführt oder von einer Steuerberaterin/einem Steuerberater übernommen werden.

Die PVE muss unabhängig von der gewählten Rechtsform folgende Aufzeichnungen führen:

  • Betriebseinnahmen und Betriebsausgaben
  • Registrierkasse (siehe unten)
  • Anlagenverzeichnis
  • Lohnkonten für Dienstnehmerinnen/Dienstnehmer

Bei einer Primärversorgungseinheit in der Rechtsform einer OG

Wird die Form einer Gruppenpraxis OG gewählt, so ist diese unabhängig vom Umsatz nach dem Unternehmensgesetzbuch nicht rechnungslegungspflichtig, muss jedoch steuerliche Vorschriften über die ordnungsgemäße Buchführung einhalten.

Die Gewinnermittlung einer PVE-Gruppenpraxis OG kann unabhängig von der Umsatzhöhe im Wege einer Einnahmen-Ausgaben-Rechnung (EAR) nach § 4 Abs 3 EStG erfolgen. Dabei werden die zugeflossenen Einnahmen den abgeflossenen Ausgaben gegenübergestellt.

Die PVE-Gruppenpraxis OG kann jedoch „freiwillig Bücher“ führen – oder anders ausgedrückt – freiwillig eine Bilanz erstellen, ohne hierzu verpflichtet zu sein. Auf Grund des unterschiedlichen Erfassungszeitpunktes ergeben sich bei der Einnahmen-Ausgaben-Rechnung und bei der Bilanzierung unterschiedliche Jahresgewinne. Über den gesamten Zeitraum einer Tätigkeit betrachtet sollte sich aber bei beiden Gewinnermittlungsarten ein identer Totalgewinn ergeben.

Freiwillige Buchführung – Bilanzierung

Bei der freiwilligen Buchführung, auch Bilanzierung nach § 4 Abs 1 EStG genannt, ergibt sich der steuerpflichtige Gewinn oder Verlust eines Jahres grundsätzlich aus der Differenz zwischen Betriebseinnahmen und Betriebsausgaben. Bei der Gewinnermittlung durch doppelte Buchhaltung bzw. Bilanzierung werden die Betriebseinnahmen und -ausgaben bereits mit ihrer Entstehung als Forderung oder Verbindlichkeit erfasst und damit dem Geschäftsjahr zugeordnet, zu dem sie zeitlich und sachlich gehören. Ein wesentlicher Unterschied zur Einnahmen-Ausgaben-Rechnung besteht darin, dass bei der Bilanzierung die noch nicht verbrauchten Wareneinkäufe (z.B. Medikamente etc.) durch Ansatz der Vorräte zum Bilanzstichtag ergebnismäßig neutralisiert werden. Dies erfolgt durch eine Inventur. Des Weiteren werden bei der Bilanzierung auch Rückstellungen (z.B. für offene Urlaube, Jubiläen) und Rechnungsabgrenzungsposten gebildet. Auch sind nicht bezahlte Patientenhonorare als offene Forderungen anzusetzen.

Einnahmen-Ausgaben-Rechnung

Werden nicht freiwillig Bücher geführt, so kann die Gesellschaft den Gewinn mittels einer Einnahmen-Ausgaben-Rechnung ermitteln. Dabei handelt es sich um ein vereinfachtes System der Gewinnermittlung, da nur tatsächlich zu- oder abgeflossene Betriebseinnahmen und Betriebsausgaben erfasst werden (Zufluss-Abfluss-Prinzip). Der Gewinn ermittelt sich demnach aus der Differenz der Betriebseinnahmen zu den Betriebsausgaben.

Die Betriebseinnahmen und Betriebsausgaben werden in einem Journal geführt, welches alle baren und unbaren Geldbewegungen (Kasseneingänge, Banküberweisungen usw.) erfasst. Eine Inventur am Ende des Geschäftsjahres ist nicht notwendig. Zu beachten ist, dass bei Anwendung der Einnahmen-Ausgaben-Rechnung neben den steuerrelevanten Zu- und Abflüssen auch die nicht steuerrelevanten Geldflüsse von und an die Gesellschafterinnen/Gesellschafter lückenlos und nachvollziehbar dokumentiert werden sollen.

Eine Inventur der Warenbestände (z.B. Medikamente) erfolgt bei der Einnahmen-Ausgaben-Rechnung nicht. Die auf „Lager“ liegenden Vorräte werden nach Maßgabe der Bezahlung abgesetzt.

Anlagevermögen (Geräte, Computer, gekaufter Praxisfirmenwert) kann hingegen nicht mit der Bezahlung abgesetzt werden, sondern ist zu aktivieren und über die betriebsgewöhnliche Nutzungsdauer abzuschreiben. Das erfolgt in einem Anlagenverzeichnis. Nur geringwertige Wirtschaftsgüter (Anschaffungskosten ≤ EUR 400) können sofort abgesetzt werden.

​​​​​​​Pauschalierung

Neben der freiwilligen Bilanzierung und der Einnahmen-Ausgaben-Rechnung besteht auch die Möglichkeit einer Pauschalierung der Betriebsausgaben. Diese hat jedoch die Voraussetzung, dass die Umsätze unter dem Betrag von EUR 220.000 liegen. Da diese Umsatzgrenze von einer PVE mit hoher Wahrscheinlichkeit überschritten werden wird, sollte von Anfang an entweder von einer Einnahmen-Ausgaben-Rechnung oder von einer freiwilligen Bilanzierung ausgegangen werden.

​​​​​​​Führung von Kapitalkonten

Unabhängig von der Gewinnermittlungsart empfiehlt es sich, für jede Gesellschafterin/jeden Gesellschafter zwei Kapitalkonten, ein Fixkapitalkonto und ein variables Kapitalkonto, zu führen.

Das Fixkapitalkonto spiegelt die durch die Gesellschafterin/den Gesellschafter geleistete Einlage laut Gesellschaftsvertrag wider. Außerdem kann daraus die prozentuelle Beteiligung am Gesellschaftsvermögen errechnet werden. Das variable Kapitalkonto dient zur Erfassung der laufenden Einlagen und Entnahmen bzw. der Zuweisung des Gewinnanteils.

​​​​​​​Sonderbetriebsvermögen

Als Sonderbetriebsvermögen sind all jene Wirtschaftsgüter zu qualifizieren, die nicht im Besitz der OG, sondern im wirtschaftlichen Eigentum eines oder mehrerer Gesellschafterinnen/Gesellschafter stehen und der OG entgeltlich oder unentgeltlich auf Dauer zur betrieblichen Nutzung überlassen werden. Dies können z.B. Liegenschaften, Rechte, andere Wirtschaftsgüter (z.B. medizinische Geräte) und Darlehen sein. Oft wird das Auto bei jeder Ärztin/jedem Arzt direkt erfasst und stellt dann ebenfalls Sonderbetriebsvermögen dar.

Bei einer Primärversorgungseinheit in der Rechtsform einer GmbH

Eine GmbH ist laut dem Unternehmensgesetzbuch als rechnungslegungspflichtige Unternehmerin/rechnungslegungspflichtiger Unternehmer (somit eine „Bilanziererin“/ein „Bilanzierer“) anzusehen. Sie ist demnach zur Führung einer doppelten Buchhaltung verpflichtet. Außerdem muss sie am Ende eines jeden Geschäftsjahres einen Jahresabschluss erstellen, welcher zum Stichtag einen genauen Überblick über die finanzielle Lage und den wirtschaftlichen Erfolg des Unternehmens liefert.

Der Jahresabschluss der Ärzte-GmbH muss spätestens 5 Monate nach dem Bilanzstichtag aufgestellt und spätestens 9 Monate nach dem Bilanzstichtag beim Firmenbuch offengelegt werden. Die offenzulegenden Daten hängen von der Größe der GmbH ab. Bei sogenannten kleinen GmbH bestehen Vereinfachungen. Im Rahmen der Offenlegungsverpflichtung beim Firmenbuch wird der Bilanzgewinn jedenfalls veröffentlicht.

Steuerlich ermittelt die Ärzte-GmbH ihren Gewinn durch Bilanzierung nach § 5 EStG, der sich auf Basis der unternehmensrechtlichen Grundsätze der Buchführung ergibt. Eine Besteuerung nach Zufluss- bzw. Abflussprinzip (Einnahmen-Ausgaben-Rechnung) ist nicht möglich.

Im GmbH-Vermögen steht das gesamte der GmbH zugeordnete, im wirtschaftlichen Eigentum stehende Vermögen. Es stellt Betriebsvermögen dar, selbst wenn es nicht unmittelbar dem Betriebszweck dient.

Bei einem Primärversorgungseinheit-Netzwerk in der Rechtsform eines Vereins

Die Bestimmungen über die Rechnungslegung und über die erforderlichen Aufzeichnungen von Vereinen werden – unabhängig vom Bestehen der steuerlichen Begünstigungen – durch das VerG konkretisiert.

Kleine Vereine (die gewöhnlichen Einnahmen oder Ausgaben betragen weniger als EUR 1 Mio. pro Jahr) müssen eine Einnahmen-Ausgaben-Rechnung („EAR“) aufstellen. Bei gewöhnlichen Einnahmen oder Ausgaben zwischen EUR 1 Mio. und EUR 3 Mio. (mittelgroße Vereine) muss eine doppelte Buchführung eingerichtet und ein Jahresabschluss nach UGB erstellt werden.

Ab gewöhnlichen Einnahmen von EUR 3 Mio. bzw. einem Spendenvolumen von mindestens EUR 1 Mio. jährlich (große Vereine) besteht die Verpflichtung zur Aufstellung eines erweiterten Jahresabschlusses (inklusive kleinem Anhang nach UGB mit gewissen Ergänzungen). Des Weiteren müssen große Vereine durch eine Wirtschaftsprüferin/einen Wirtschaftsprüfer geprüft werden. Für Vereine, die von öffentlichen Stellen Subventionen erhalten und iZm. diesen Subventionen geprüft werden (die Prüfung muss einer Wirtschaftsprüfung vergleichbar sein), bestehen Erleichterungen.

Es ist zu erwarten, dass das PVN die Größenklasse eines kleinen Vereines erfüllen wird, sodass die Rechtsformkosten als gering einzustufen sind.

Zusätzlich zur EAR besteht die Verpflichtung zur Erstellung einer jährlichen Vermögensübersicht des Vereins. Diese dient zur Darstellung der Finanzlage des Vereins und muss u.a. folgende Inhalte aufweisen:

  • Sachanlagen des Vereins
  • Guthaben und Verbindlichkeiten bei Kreditinstituten
  • Forderungen und Verbindlichkeiten gegenüber Vereinsmitgliedern
  • Sonstige Forderungen und Verbindlichkeiten
  • Wertpapiere

Alternativ zur EAR kann der Gewinn des Vereins auch freiwillig mittels Betriebsvermögensvergleichs nach § 4 Abs 1 EStG (Bilanzierung) ermittelt werden. Die freiwillige Bilanzierung bei einem Verein kann den Vorteil bringen, dass ein etwaig durch Zahlungsfluss entstehender Gewinn am Jahresende vermieden werden kann und somit keine Körperschaftsteuer anfällt.