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Für sämtliche Barzahlungen hat die PVE einen Beleg zu erteilen, der folgende Angaben zu enthalten hat:
Bei der Belegerteilung für die Barzahlung von Leistungen sind im Hinblick auf die ärztliche Verschwiegenheitspflicht personenbezogene Daten der Patientinnen/Patienten weder am Beleg auszuweisen, noch in der Registrierkasse zu erfassen. Auch ist ein Verweis auf die Honorarnote, die Art und Umfang der erbrachten Leistung umschreibt, auf dem Beleg ausreichend. Die PVE soll alle Bareingänge und Barausgänge täglich einzeln festhalten.
Die PVE sind zur Verwendung einer Registrierkasse verpflichtet, wenn die Bareinnahmen eines Betriebes mehr als EUR 7.500 betragen und der Jahresumsatz mehr als EUR 15.000 beträgt. Zu den Bareinnahmen zählen auch Einnahmen, die mit Bankomat, Kreditkarte, vergleichbaren elektronischen Zahlungsformen, Barscheck oder Gutscheinen bezahlt werden. Dies betrifft insbesondere Beiträge der Patientinnen/Patienten für z.B. Impfungen, Umsätze der Hausapotheke etc. Bei Überschreiten der Grenzen ist der Beleg für die Barzahlung von der Registrierkasse zu erstellen. Die Verpflichtung zur Verwendung der Registrierkasse besteht mit Beginn des viertfolgenden Monats nach Ablauf der Umsatzsteuervoranmeldung, in welchem die Grenze überschritten wurde (Bsp.: Bareinnahmen-Grenze der PVE wurde im Februar überschritten, so besteht die Verpflichtung zur Verwendung einer Registrierkasse mit 1. Juni). Die Registrierkasse ist im Finanz-Online zu registrieren und mit einer technischen Sicherheitseinrichtung auszustatten. Jeder Barumsatz wird mit dieser technischen Sicherheitseinrichtung signiert und der Beleg mit einem maschinenlesbaren Code (QR-Code) versehen.
Wird eine Ärztin/ein Arzt der PVE außerhalb der Ordination tätig, muss keine Registrierkasse mitgenommen werden. Für den Fall, dass eine Leistung von der Patientin/vom Patienten bar bezahlt wird (z.B. Umsätze der Hausapotheke), reicht es aus, wenn nach Rückkehr in die Ordination dieser Umsatz ohne unnötigen Aufschub in der Registrierkasse nacherfasst wird. Voraussetzung ist jedoch, dass der Patientin/dem Patienten vor Ort ein Beleg über die Barzahlung ausgestellt wird.
Bei Verkäufen aus der Hausapotheke sind Rezeptgebühren als durchlaufende Posten zu behandeln, zählen damit nicht zum Barumsatz und sind bei der Beurteilung der Grenzen für die Registrierkassenpflicht nicht zu berücksichtigen.
Um eine Registrierkassenverpflichtung zu vermeiden, müssten sämtliche Zahlungen durch Überweisungen erfolgen (höchstens Barumsätze von EUR 7.500, siehe oben). Dem gegenüberzustellen ist der Arbeitsaufwand, der aus der Führung eines Mahnwesens und Überwachung der offenen Posten entsteht.
Die PVE in der Rechtsform eines Vereines wird kein abgabenrechtlich begünstigter Verein sein, sodass keine Erleichterungen hinsichtlich Einzelaufzeichnungs-, Belegerteilungs- und Registrierkassenpflicht bestehen und daher die zuvor erläuterten Bestimmungen gelten.