Handbuch für Primär-Versorgungs-Einheiten

1. Planung

Im Zuge Ihrer Personalentwicklungsplanung haben Sie festgestellt, dass Sie nach Etablierung der PVE zunehmend administrative Aufgaben in den Bereich der Ordinationsassistenz verlagern möchten sowie dass die Dienstplanung zunehmend komplex wird und eine zentrale Ansprechperson dafür verantwortlich sein sollte.

Die beiden Mitarbeiter, die Sie aktuell in diesem Bereich beschäftigen, beschreiben Sie aktuell wie folgt:

  • Mitarbeiterin Anna: Anna ist schon lange in der Gesundheitsbranche tätig, liebt den persönlichen Umgang mit Patienten und arbeitet sehr genau. Sie ist zeitlich wenig flexibel (Mo–Fr 7:00 – 15:00) und scheut sich, moderne Technologien umfassend einzusetzen.
  • Mitarbeiter Felix: Felix verfügt über einen HAK-Abschluss, ist zeitlich flexibel und routiniert im Umgang mit IT. Er hat noch wenig Bezug zur Gesundheitsbranche und tut sich schwer, offen auf Patienten zuzugehen.

Ausgehend von diesen Szenarien planen Sie die beiden stärkenorientiert zu entwickeln und die Ordinationsassistenz mit zwei unterschiedlichen Schwerpunkten differenziert in den kommenden 2 Jahren weiterzuentwickeln:

  • Mitarbeiterin Anna: Schwerpunkt Patienten- und Terminmanagement

Anna soll zukünftig ausschließlich im Empfangsbereich arbeiten, telefonische Anfragen übernehmen, soweit möglich diese Anrufer telefonisch beraten und wenn nötig, Termine vereinbaren. Dafür soll sie extern eine Schulung für die Telefonanlage besuchen und Felix wird ihr im Detail das Terminverwaltungssystem sowie die Wartung der Ordinationsdrucker erklären.

Für die Abendstunden sowie für den Samstag entscheiden Sie, eine zusätzliche Mitarbeiterin einzustellen, die Anna auch während ihrer Abwesenheiten vertreten kann. Anna soll die Einschulung der neuen Mitarbeiterin übernehmen.

  • Mitarbeiter Felix: Schwerpunkt Administration und Dienstplanung

Felix konzentriert sich zunehmend auf die Dienstplanung, das Bestellwesen sowie die Vorbereitung der Buchhaltung für den Steuerberater. Dabei ist er laufend in Abstimmung mit den verantwortlichen Führungskräften (z.B. Freigaben von Bestellungen, Eskalation von nicht besetzbaren Dienstzeiten etc.). Zusätzlich ist er für die Wartung der gesamten technischen Ausstattung und das Management aller Lieferanten verantwortlich. Durch die laufende Teilnahme an Teammeetings/Fallbesprechungen soll er zunehmend in die fachlichen Schwerpunkte der Praxis eingeführt werden. Für die Dienstplanung und zeitkritische IT-Probleme ist eine Vertretungsregelung zu definieren.

2. Vereinbarung

Zunächst führen Sie jeweils ein Einzelgespräch mit Anna und Felix, in dem Sie Ihren Plan darlegen, die Meinung der Mitarbeiter einholen, kritische Punkte klären und eine finale Vereinbarung treffen. Ggf. bietet sich an, mit beiden gemeinsam ein Gespräch zu führen, in dem die Verteilung kritischer Aufgaben besprochen wird und der zeitliche Rahmen final geklärt wird.

3. Umsetzung & Kontrolle des Lerntransfers

Stellen Sie in der Umsetzung genügend zeitliche Ressourcen zur Verfügung und bieten Sie laufend Unterstützung an. Nach der vereinbarten Zeitspanne blicken Sie mit Ihrer Mitarbeiterin und Ihrem Mitarbeiter auf die anfangs vereinbarten Aufgaben und den Status der Umsetzung. Was hat bereits stattgefunden und funktioniert gut? Wo gibt es noch Defizite und wie genau können diese ausgeglichen werden? Bis wann? Was sind die nächsten Schritte?

Personalentwicklungsprozess am Beispiel Ordinationsassistenz