Handbuch für Primär-Versorgungs-Einheiten

Fragestellungen im Rahmen der Ist-Analyse:

  • Entspricht das tatsächliche Prozessergebnis (Output) der geforderten Dienstleistung (Therapie, Aufklärungsgespräch etc.) bzw. gibt es Fehler/Beinahefehler?
  • Entspricht die Qualität der Dienstleistung den Kundenanforderungen bzw. gibt es Patientenbeschwerden?
  • Besitzen die jeweiligen Prozessbeteiligten/Beschäftigten alle notwendigen Informationen?
  • Sind die Zuständigkeiten eindeutig geregelt? Wird die Aufgabe von der richtigen Person erbracht (Qualifikation/Kompetenz)?
  • Sind Kommunikations- oder Entscheidungswege eindeutig abgebildet?
  • Sind vorhandene Schnittstellen und Übergabepunkte potenzielle Fehlerquellen?
  • Ist die Aufgabe/der Prozessschritt notwendig?
  • Wird die Aufgabe doppelt erbracht?
  • Können interne und/oder externe Schnittstellen verringert werden?
  • Können die Durchlauf- bzw. Wartezeiten reduziert werden?
  • Werden Ressourcen verbraucht, ohne zur Erreichung von geplanten Prozessergebnissen beizutragen?
  • Ist der Ressourcenverbrauch (Personal, Finanzmittel, Sachmittel etc.) unverhältnismäßig hoch?
  • Sind Schwachstellen zum Prozess bereits bekannt bzw. dokumentiert (z. B. über das Verbesserungsmanagement etc.)?
  • Gibt es Medienbrüche?
  • Gibt es redundante Datenerfassung?
  • Weist der Prozess einen geringen/hohen Grad an Technisierung auf?

Lösungsansätze für die Prozessoptimierung:

  • Fokus auf Wertschöpfung
  • Reduktion von Schnittstellen und Medienbrüchen
  • Standardisierung/Automatisierung
  • Verzicht auf überflüssige Prozessschritte oder Teilprozesse
  • Verkürzen einzelner Prozessschritte
  • Verändern der Reihenfolge von Prozessschritten
  • Bündeln von zusammengehörenden Prozessschritten
  • Parallelisieren von Prozessschritten oder Teilprozessen
  • Aufnehmen zusätzlich erforderlicher Prozessschritte

Detaillierte Planung der Umsetzung einer Prozessoptimierung:

  • Identifikation der Arbeitspakete (Aufteilung der Maßnahmen in einzelne „mach- und überschaubare“ Arbeitspakete)
  • Planung der Projektressourcen (Personalaufwand und Sachkosten)
  • Definition der zeitlichen Abfolge (was muss zuerst erfolgen, was baut darauf auf etc.)
  • Festlegung von Umsetzungsverantwortlichkeiten (z.B. Gründer, andere beteiligte Berufsgruppen, externe Unterstützung etc.)
  • Identifikation der möglichen Risiken und Barrieren (z.B. fehlende Akzeptanz etc.)

Kriterien zur Priorisierung von Maßnahmen:

Durchführung einer Evaluierung – beispielhafte Prüffragen:

  • Wie wirkt sich die Umsetzung auf die Qualität der Prozessergebnisse aus?
  • Wie ist die Akzeptanz der Veränderungen bei Kunden und Beschäftigten?
  • Sind Effizienzverbesserungen erkennbar?
  • Sind spürbare Arbeitsentlastungen eingetreten?
  • Sind die erkannten Schwachstellen dauerhaft behoben?
  • Sind neue Schwachstellen aufgetreten?
  • Sind die Zielvorgaben erreicht worden? Wenn nicht, welche Ursachen gibt es für die Nichterreichung der Prozessziele?
  • Werden Schulungs-/Ausbildungsmaßnahmen den geänderten Abläufen gerecht?
Checkliste Prozessmanagement und Prozessoptimierung