Handbuch für Primär-Versorgungs-Einheiten

Aufbauorganisation

Die Aufbauorganisation unterstützt die Zusammenarbeit in der PVE und deren Steuerung mit dem Fokus, die Ziele der PVE bestmöglich umzusetzen. Bereits im Versorgungskonzept muss sich das Gründungsteam mit diesem Thema auseinandersetzen und erste Überlegungen dazu darlegen. Die praktische Erfahrung zeigt, dass es sinnvoll ist, diesem Thema kontinuierlich Aufmerksamkeit zu schenken. Denn im Gegensatz zu einer Einzelordination arbeiten in einer PVE deutlich mehr Personen, die zudem unterschiedliche professionelle Hintergründe und Kompetenzen haben. Diese höhere Komplexität verlangt ein erhöhtes Maß an Organisation als Basis für eine gute persönliche und professionelle Zusammenarbeit. Klare Zuständigkeiten und Verantwortlichkeiten, die sich auch in den definierten Prozessen (siehe Ablauforganisation) wiederfinden, wirken dabei unterstützend.

In der Aufbauorganisation werden alle wesentlichen Aufgaben thematisch gebündelt und Hauptverantwortlichen zugeordnet. Gerade in kleineren Unternehmungen werden häufig mehrere Aufgaben in sogenannter Personalunion von einer Person übernommen. Es empfiehlt sich eine klare Definition der Leitungsfunktion einschließlich Benennung der Personen, die diese ausführen.

Zum Spektrum der wahrzunehmenden Leitungsaufgaben zählen üblicherweise:

  • die Festlegung der Arbeitsziele, Aufgaben und Prioritäten des PV-Teams,
  • die Verteilung der Aufgaben auf die Mitarbeiterinnen/Mitarbeiter,
  • die Sicherstellung des Informationsflusses,
  • die fachliche Anleitung und Aufsicht,
  • die Koordination und Kontrolle der Aufgabenerledigung,
  • die Organisation der Zusammenarbeit in der PVE und mit externen Partnern,
  • die Personalführung
    • Mitarbeitergespräche führen und Beurteilungen erstellen,
    • Entwicklung der Mitarbeiterinnen/Mitarbeiter fördern (z.B. Fortbildungen veranlassen).

Die Leitungsaufgaben werden zwischen fachlichen und disziplinären Aufgaben unterschieden und müssen nicht zwingend von derselben Person wahrgenommen und verantwortet werden. Beispielsweise könnte die PVE-Managerin/der PVE-Manager die DGKP disziplinär führen, während diese fachlich einer leitenden/einem leitenden DGKP aus dem Team unterstellt sind.

Der Umfang und der Detaillierungsgrad der Aufbauorganisation sind individuell nach GröI3e und Organisationsform Ihrer PVE anzupassen. Die genannten Beispiele sollen bei Ihren Überlegungen unterstützen, die für Sie passende Ausprägung zu finden.

Der interne Aufbau einer Organisation kann über ein Organigramm veranschaulicht werden, indem definierte Verantwortungsbereiche bestimmten Personen zugewiesen werden. Verantwortlichkeiten, Entscheidungsbefugnisse und –kompetenzen und Zuständigkeiten werden so transparent und übersichtlich dargestellt. Ein Organigramm stellt eine gute Ausgangsbasis für die Aufgabenverteilung in einer Organisation und für die Entwicklung von Stellenbeschreibungen und Anforderungsprofilen dar.

Ergänzend zum Organigramm kann als Bindeglied zur Ablauforganisation eine sogenannte DEMI-Matrix entwickelt werden. In dieser Matrix wird beschrieben, welche Rolle für welche Aktivitäten verantwortlich ist, und welche Rollen zu beteiligen sind. So kann man zu einer klaren Beschreibung der Verantwortlichkeiten und Zuständigkeiten gelangen.

D = Durchführungsverantwortung: Zuständig für die eigentliche Durchführung.

E = Entscheidung: Im Sinne von „Genehmigung“ oder „Unterschrift“. Die Person, die im rechtlichen oder kaufmännischen Sinne die Verantwortung trägt.

M = Mitarbeit: Eine Person, die vielleicht nicht direkt an der Umsetzung beteiligt ist, aber relevante Informationen für die Umsetzung hat und deshalb befragt werden soll oder muss bzw. mitarbeitet.

I = Informationsrecht: Eine Person, die Informationen über den Verlauf bzw. das Ergebnis der Tätigkeit erhält.

In der Regel sollte pro Aufgabe nur eine Person bzw. Rolle durchführungsverantwortlich (D) sein und entscheiden (E) können.

Die Entwicklung einer DEMI-Matrix empfiehlt sich insbesondere für die Steuerungs- und Administrationsaufgaben einer PVE. Dabei handelt es sich z.B. um Dienstplanung, Bestellwesen, Aktualisierung der Website etc. und keine patientenbezogenen Aufgabenfelder.