Handbuch für Primär-Versorgungs-Einheiten

Das (Geschäfts-)Prozessmanagement fasst planerische, organisatorische und überwachende Maßnahmen zusammen, um die PVE zielgerecht zu steuern. Hierbei werden Aspekte wie Zielsetzungen, Kosten, Zeit, Qualität und Kundenzufriedenheit einbezogen.

Der erste Schritt im Prozessmanagement einer PVE ist die Zusammenstellung aller wesentlichen Abläufe bzw. Prozesse. Diese sind unterschiedlicher Natur und stehen auch in Wechselbeziehungen zueinander. Sie lassen sich grundsätzlich den nachfolgenden Kategorien zuordnen:

  • Führungs-/Managementprozesse geben strategische Zielsetzungen vor und setzen Rahmenbedingungen, die sich auf die übrigen Prozesse auswirken. Hierzu gehören z.B. Planung, Steuerung und Qualitätsmanagement.
  • Der Begriff Kernprozess beschreibt alle Abläufe, die direkt der Erfüllung des Kundenwunsches und damit der Wertschöpfung dienen. In einer PVE ist dies z.B. Patientenanmeldung, Diagnostik und Therapie.
  • Unterstützungs-/Supportprozesse sind Prozesse zur Unterstützung der Kernprozesse, um eine reibungslose Leistungserbringung zu gewährleisten (z.B. Informationstechnik, Reinigung, Buchhaltung etc.). Diese können bei Bedarf auch von außerhalb bezogen werden (z.B. durch eine Reinigungsfirma).

Sind alle wesentlichen Prozesse der Organisation erkannt, werden diese in einer Prozesslandkarte (siehe folgendes Beispiel einer PVE-Prozesslandkarte) festgehalten.

In einem nächsten Schritt werden für die identifizierten Prozesse die jeweiligen notwendigen Aufgaben bzw. Abläufe in der PVE im Detail erhoben und dokumentiert (Ist-Erhebung). Hierbei können verfügbare allgemein gültige medizinische, pflegerische und therapeutische Standards unterstützen und den Aufwand reduzieren.

Um die in Ihrer PVE wichtigen Prozesse gut steuern zu können, empfiehlt es sich, Prozessverantwortliche festzulegen. Diese sorgen dafür, dass der jeweilige Prozess wie geplant gelebt wird und auch Verbesserungsmöglichkeiten erkannt und umgesetzt werden. In PVE werden wahrscheinlich viele dieser Aufgaben von den Gründerinnen/Gründer, also der PVE-Leitung, wahrgenommen und untereinander aufgeteilt werden.

Prozessoptimierung

Ein wesentlicher Vorteil, alle relevanten Prozesse in der PVE aufbereitet zu haben (Prozesslandkarte, Prozessabläufe), liegt in der Möglichkeit, die Abläufe in der PVE bei Bedarf strukturiert weiterzuentwickeln und damit zu verbessern. Die Prozessoptimierung beginnt mit den Phasen der Ist-Analyse und der Soll-Konzeption. Im Anschluss daran folgt die Umsetzung, also die tatsächliche Implementierung der optimierten Prozesse im alltäglichen praktischen Betrieb der PVE. Eine nachfolgende Evaluierung zeigt, ob die Zielsetzung tatsächlich erreicht wurde und wo gegebenenfalls weitere Verbesserungspotenziale bestehen.

Im den vertiefenden Informationen finden Sie zur Unterstützung in den einzelnen Schritten eine Checkliste mit Fragen für die Ist-Analyse.